Vilka nyckeltal följer man upp en budget med?

Utgå från verksamheten och budgeten när du väljer nyckeltal

Statskontorets beskrivning av statliga budgetprocessen kopplar samman verksamhet, budgetering och uppföljning: myndigheternas rapportering är underlag för nya beslut. Samma princip gäller annan budgetuppföljning: nyckeltalen ska spegla vad budgeten styr mot, inte bara det som är lätt att mäta i efterhand.

Namnge basmåtten först: utfall i förhållande till budget, avvikelse i kronor och avvikelse i procent. Lägg till verksamhetsmått som kostnad per prestation, kostnad per brukare, kostnad per ärende, bemanning, lokalvolymer och inköpsvolymer samt minst ett kvalitetsmått. Det ger en konkret måttlista för budgetuppföljningen.

Utgå från budgetens rader och verksamhetens mål: intäkter, kostnadsslag, volymer, kvalitetsnivåer och de åtaganden som budgeten finansierar. Välj få mått, till exempel utfall i förhållande till budget, resursinsats per prestation och ett eller flera kvalitetsmått. Låt dem följa samma periodicitet som budgeten.

I statlig styrning anger regleringsbrevet vilka anslag och villkor som gäller och kan även begära specifik resultatinformation. Uppföljningen måste därför kunna svara mot just de villkoren.

Nyckeltal för budgetuppföljning i svensk offentlig sektor

Kostnads- och resursnyckeltal för budgetavstämning

Namngivna kostnads- och resursnyckeltal för budgetavstämning är kostnad per prestation, kostnad per brukare, kostnad per ärende, bemanning, lokalvolymer och inköpsvolymer. Följ dem både som utfall mot budget och som nivå över tid, så att ett överskridande kan härledas till volym, pris eller resursförbrukning.

Jämförelser mellan enheter kan starta förbättringsarbete. I Kolada publicerar Rådet för främjande av kommunala analyser (RKA) effektivitetsindex per verksamhet utifrån kostnader och kvalitet. Underliggande nyckeltal är effektivitets-, kvalitets- och resursindex för utbildning samt vård och omsorg. Genom att klicka på indexet kommer man åt de värden som indexen baseras på.

RKA framhåller att det är grundläggande för analysen och förbättringsarbetet att kunna se vad som ligger bakom indexvärdena. Ett tidigt exempel på enhetsjämförelse är IT-enheterna i kommunerna Strömstad, Munkedal och Tanum, som kring sekelskiftet startade en diskussion för att jämföra kostnader.

För att jämförelsen ska vara användbar måste måtten vara jämförbara: samma definitioner, samma perioder och samma principer för kostnadsfördelning. RKA har tagit bort tidigare års indexvärden i Kolada eftersom en kommuns indexvärde ett visst år beror på kommunens läge i jämförelse med andra, vilket gör förändringar mellan år svårtolkade.

Visningen av nyckeltal för produktivitet och effektivitet i kommuner är uppdaterad med 2025-års värde. Nyckeltalen utgår från befintlig statistik, men datatillgången är begränsad och resultatkvalitet kan vara svår att mäta i flera verksamheter.

Produktivitet, effektivitet och kvalitet – mått som hänger ihop

Produktivitetsmått ställer resursinsats mot producerad volym eller prestation. Effektivitetsmått kopplar samman resurser med resultat eller kvalitet. RKA:s effektivitets-, kvalitets- och resursindex bygger på underliggande nyckeltal. Kostnadsmått bör därför aldrig stå ensamma: en lägre kostnad per prestation kan vara önskvärd, men bara om kvalitetsmåttet inte försämras.

Namngivna sammanfattande mått är effektivitetsindex, kvalitetsindex och resursindex. De bygger på underliggande nyckeltal för produktivitet och effektivitet i kommuner.

RKA framhåller att nyckeltalen utgår från befintlig statistik, men att datatillgången är begränsad och att möjligheten att mäta resultatkvalitet är begränsad i flera verksamheter. Analyser ska därför göras med stor försiktighet.

I praktiken behövs minst tre typer av mått sida vid sida: resursmått (till exempel bemanning och kostnader), volym- eller resultatmått (till exempel antal ärenden eller brukare) och kvalitetsmått. Saknas kvalitetsmått blir effektivitetsbedömningen svag.

Fördelar och risker med att använda kostnadsper-mått

Avvikelser: nyckeltal som larmar när budgeten glider

En av nyckeltalens funktioner i svenska kommuner, landsting och regioner är larmfunktionen: att visa en avvikelse. I budgetuppföljningen jämförs utfall med budgeterat läge, och väsentliga avvikelser fångas upp tidigt i stället för att hela utfallet granskas löpande i detalj.

Namnge avvikelsemåtten: avvikelse i kronor och avvikelse i procent, per nyckeltal och period. Sätt i förväg en gräns för när en avvikelse ska leda till analys och åtgärd. När gränsen passeras: analysera orsaken, bedöm om avvikelsen är tillfällig eller bestående, besluta om åtgärd och följ upp effekten i nästa period.

Steg för effektiv budgetuppföljning

Följ upp mot prognoser och omvärldsfaktorer

Budgetuppföljning behöver ofta jämföras med prognoser, inte bara med årets budget. I den statliga budgetprocessen tar Finansdepartementet normalt fram fyra till fem prognoser per år över statens och den offentliga sektorns utgifter och inkomster.

Myndigheterna lämnar budgetunderlag där de beräknar hur stora utgifterna väntas bli de kommande tre åren. Departementen gör konsekvensberäkningar.

Finansdepartementet gör också en makroprognos för världsekonomin och svensk ekonomi, bland annat ekonomisk tillväxt, sysselsättning, arbetslöshet, export, konsumtion och investeringar. Prognosen används för konsekvensberäkningar: om arbetslösheten väntas minska räknas kostnaderna för a-kassa och bostadsbidrag om nedåt, samtidigt som skatteintäkterna ökar. Prognoserna används också för beräkningar av hur stora löneökningarna och inflationen väntas bli.

Följ upp mot namngivna prognosmått: ekonomisk tillväxt, sysselsättning, arbetslöshet, export, konsumtion, investeringar, löneökningar och inflation. Koppla dem till budgetens intäkter och utgifter.

En flerårig horisont gör uppföljningen mer träffsäker än enbart årets utfall. När budgetunderlag och prognoser sträcker sig över flera år kan nyckeltal följas mot förväntade intäkter, utgifter och omvärldsfaktorer, och avvikelser kan förklaras av tillväxt, sysselsättning och konsumtion i stället för att bara konstateras i efterhand.

Uppföljning av prognoser i statlig budgetprocess

Förankra nyckeltalen i redovisningen

Nyckeltalen bör kunna härledas ur samma siffror som verksamheten redovisar. Statskontoret beskriver att myndigheter årligen upprättar årsredovisningar och budgetunderlag, och att redovisningen av tillgångar och resultat är en viktig del i budgetprocessen. Det gör bokföringen och årsbokslutet till bas för uppföljningen, inte en parallell berättelse.

De namngivna nyckeltalen – utfall mot budget, avvikelse i kronor och procent, kostnad per prestation, kostnad per brukare, kostnad per ärende, bemanning, lokalvolymer och inköpsvolymer – ska kunna härledas ur årsredovisning och budgetunderlag. Då blir uppföljningen en del av redovisningen, inte en parallell berättelse.

Bokföringsnämnden (BFN) är statlig myndighet med uppgift att utveckla god redovisningssed. BFN ger regler och informationsmaterial om bokföringslagen och årsredovisningslagen.

BFN ger vägledningar för bland annat årsbokslut och årsredovisning i mindre företag (K2) och årsredovisning och koncernredovisning (K3).

God redovisningssed och likartade principer över tid gör måtten jämförbara mellan perioder och enheter. Om definitioner, periodisering eller redovisningsprinciper ändras måste jämförelserna justeras eller kompletteras med noter, annars blandas verksamhetsförändringar med redovisningstekniska effekter.

Process för redovisning och nyckeltalsförflytting