Kassaflöde
Så bygger du en likviditetsbudget för företaget
En likviditetsbudget planerar företagets in- och utbetalningar. Här får du byggstenarna, en månadsvis metod steg för steg och hur du hanterar ett underskott i tid.
Vad en likviditetsbudget visar – och varför den behövs
En likviditetsbudget planerar företagets in- och utbetalningar under en period. Den visar om kassan räcker till löner, hyra och inköp av varor.
Spiris beskriver den som en plan över inbetalningar och utbetalningar under en period, ofta en månad. Boardeaser lyfter samma kärna: budgeten visar om kassan täcker de löpande utgifterna.
Verksamt.se, myndigheternas guide till dig som startar och driver företag, har en egen sida med ett upplägg för likviditetsbudget. Upplägget visar om pengarna räcker till månadens utgifter, och du kan utgå från det i stället för att bygga en egen struktur från noll.
Skillnaden mot resultatbudget: pengar i tid, inte vinst på papper
En resultatbudget fokuserar på vinster och förluster: intäkter och kostnader fördelas på den period de hör till. En likviditetsbudget visar i stället när pengarna faktiskt rör sig, vilket Boardeaser lyfter som hela poängen.
Skillnaden får praktiska följder: ett företag kan visa vinst på papper och ändå sakna pengar för att täcka utgifterna, enligt Boardeaser.
Säljer du på faktura med betalning i efterhand redovisas intäkten när försäljningen sker, medan pengarna kommer in senare. En kund som dröjer med betalningen påverkar likviditeten utan att ändra resultatet.
Budgeten måste därför byggas på betalningsdatum, förfallodagar och löneutbetalningsdagar, inte på när en kostnad eller intäkt hör hemma redovisningsmässigt. Det är de faktiska betalningsströmmarna som avgör om kassan håller.
Byggstenarna: inbetalningar, utbetalningar och saldo
Budgeten består av tre delar: inbetalningar, utbetalningar och saldot mellan dem. Alla tre behövs, annars säger siffrorna inget om kassan.
Inbetalningar är alla pengar som kommer in. Boardeaser nämner försäljningsintäkter, lån och aktieägartillskott som exempel. Lån och aktieägartillskott är inte intäkter i resultaträkningen, men syns i likviditetsbudgeten eftersom de för in pengar i kassan.
Utbetalningar är allt företaget måste betala under perioden. Vanliga poster är löner, hyra, räkningar och betalningar till leverantörer.
Till dem kommer normalt återkommande utflöden som skatt, arbetsgivaravgifter, avgifter för abonnemang och tjänster samt amorteringar på lån. Gå igenom kontoutdrag och avtal så att de kommer med, i stället för att gissa.
Likviditetsöverskott eller likviditetsunderskott får du genom att jämföra inbetalningar med utbetalningar. Är inbetalningarna större blir det ett överskott av likvida medel. Är de mindre blir det ett underskott, och då måste du planera för hur det ska hanteras.
Välj period och utgå från månadens flöde
Börja med en överskådlig period, oftast en månad. Det är perioden som används i den vanliga beskrivningen av en likviditetsbudget, och den gör det enkelt att se om pengarna täcker månadens utgifter.
Utgå från när pengarna kommer in och när de måste betalas. En månad har flera utflödestider: lönekörningen sker en bestämd dag, hyran förfaller vid ett visst datum och leverantörsfakturor har egna förfallodagar, medan kundbetalningarna droppar in löpande. Placerar du posterna på rätt dag ser du om kassan tillfälligt går under noll i mitten av månaden, även om månaden som helhet går ihop.
När månadsvyn fungerar kan du bygga ut den. Lägg in ingående kassasaldo från föregående period, så att utgående saldo en månad blir ingående saldo nästa. Då får du en sammanhängande kedja i stället för fristående månader.
Så bygger du budgeten steg för steg
- Lista förväntade inbetalningar. Ta fram kundfakturor med förfallodatum, kontantförsäljning, planerade lån och eventuella aktieägartillskott. Skriv både belopp och när pengarna beräknas komma in.
- Lista utbetalningar med tidpunkterlöner, hyra, leverantörsbetalningar, räkningar, skatt, avgifter och amorteringar. Hämta förfallodagarna från avtal och leverantörsreskontra i stället för att uppskatta dem. De är kända och därmed de mest tillförlitliga siffrorna i hela budgeten.
- Summera per period. Räkna ihop inbetalningar och utbetalningar för varje månad och jämför dem för att se om perioden ger överskott eller underskott.
- Räkna fram saldot. Ingående kassasaldo plus inbetalningar minus utbetalningar ger utgående saldo. Är utgående saldo negativt har du ett likviditetsunderskott som måste åtgärdas innan månaden börjar, inte efteråt.
- Bygg budgeten i kalkylprogram. Många använder Excel eller andra kalkylprogram för att underlätta skapandet, enligt Boardeaser. Verksamt.se har också en sida där du kan göra en likviditetsbudget enligt myndigheternas upplägg.
Prognostisera inbetalningar försiktigt
Inbetalningarna är viktiga att prognostisera så noggrant som möjligt. Överoptimistiska antaganden kan leda till likviditetsbrist, enligt Boardeaser.
Var därför noggrann just här: utbetalningarna styrs av avtal, förfallodagar och lönekörningar som du själv kontrollerar. Inbetalningarna beror i stället på kundernas betalningsbeteende.
Bygg prognosen på kända fakta: tecknade avtal, orderstock och hur kunderna faktiskt har betalat tidigare. Lägg hellre in betalningarna senare än du hoppas än tvärtom.
Räkna också på ett sämre scenario: att en stor kund betalar senare än väntat eller att en planerad försäljning skjuts upp. Klarar kassan scenariot har du en buffert. Klarar den inte det behöver du agera i förväg, medan du fortfarande har tid att välja åtgärd.
Planera i förväg för underskott
Om prognosen visar ett underskott måste du planera för hur det ska hanteras. Boardeaser nämner att ta ett lån, förhandla med leverantörer om längre betalningsvillkor och skaffa en kreditlina som sätt att förutse och hantera likviditetsproblem i tid.
Fler åtgärder är att skjuta upp större inköp och anställningsbeslut tills kassan tillåter dem. Se även över om någon utbetalning kan flyttas till en senare period utan att verksamheten skadas.
Tidpunkten avgör hur dyrt och svårt det blir. En låneansökan tar tid och kräver underlag som resultat- och balansräkning, budget och en beskrivning av ändamålet.
En leverantör som får frågan om längre betalningstid några dagar före förfallodagen har svagare skäl att säga ja än om du tar upp det i god tid. Arbeta därför med budgeten löpande, inte bara när underskottet är ett faktum.
Använd likviditetsbudgeten som beslutsunderlag
En tydlig likviditetsöversikt ger bättre underlag för beslut om investeringar, anställningar och andra ekonomiska åtaganden, enligt Boardeaser. Du ser om du har råd att anställa fler, eller om du behöver vänta med ett större inköp.
Budgeten ger dig också chansen att vidta åtgärder i förväg om en viss månad ser tajt ut, i stället för att stå utan pengar när räkningarna förfaller. Det gäller särskilt växande företag, eftersom ökad försäljning ofta kräver mer rörelsekapital innan kunderna har betalat.
Gör budgeten till en återkommande rutin: uppdatera den varje månad med verkligt utfall och nya förväntade betalningar. Då visar den läget framåt och kan användas gentemot bank, leverantörer och styrelse, inte bara som en historisk sammanställning.
