Hur hanterar man säsongsvariationer i kassaflödet?

Varför säsongsvariationer skapar likviditetstoppar och dalar

Säsongsvariationer gör att intäkterna kommer oregelbundet. Tydligast är det i detaljhandel och turism, där lågsäsongen är en stor utmaning om den inte planeras i förväg.

Tre mekanismer förstärker svängningarna. Långa kundbetalningstider är en av de vanligaste orsakerna till likviditetsproblem. Höga fasta kostnader som hyra, försäkringar och löner ska betalas även när försäljningen är låg. Många småföretag har svårt att få lån med rimliga villkor och har därför inte alltid tillgång till nödvändigt kapital när kassaflödet är lågt.

Kassaflöde är summan av pengar som kommer in i företaget och går ut under en period. Positivt kassaflöde betyder att mer kommer in än vad som går ut; negativt uppstår när utgifterna överstiger inkomsterna och kan ge likviditetsproblem om det håller i sig över tid.

Skilj på lönsamhet och likviditet: ett lönsamt företag kan ändå få problem om likviditeten är svag. En fakturerad försäljning är en fordran, inte en inbetalning, och om inköp och löneutbetalningar ligger före kundernas betalningar uppstår dalen innan intäkterna når kontot.

Kartlägg säsongen och gör en likviditetsprognos

Kassaflödesplanering – även kallad kassaflödeshantering – innebär att hålla reda på hur mycket pengar som kommer in och går ut vid varje tidpunkt. Målet är att kunna förutse hur mycket pengar företaget har vid en viss tidpunkt framåt, så att löner, inköpsorder, hyres- och leasingavgifter samt el, vatten och värme kan täckas.

En praktisk guide för att hantera säsongsvariationer i kassaflödet bygger på en månadsvis likviditetsprognos. Den ska visa när kassan är stark och när underskott uppstår.

Dela upp året i månader och ställ förväntade inbetalningar mot förväntade utbetalningar. Använd gärna direkt metod, där faktiska in- och utbetalningar listas i stället för att utgå från resultatet – den ger en tydlig bild av kassaflödet.

Ett räkneexempel i en publicerad guide (belopp i dollar): kassan är 175 000 vid månadens början, de fasta månadskostnaderna 95 500 och de inkommande ordrarna normalt 65 000 – den här månaden 15 000 mer. Trots högre orderingång kan kassan visa underskott innan nästa månad är slut, eftersom order inte är samma sak som inbetalningar.

Räkna därför med kundernas faktiska betalningstid, lägg in kända engångsutbetalningar på rätt månad och markera varje period där ingående likviditet plus inbetalningar inte täcker utbetalningarna. Summan av underskotten i dessa månader är finansieringsbehovet du behöver täcka. En kassaflödesanalys kan också vara ett viktigt verktyg vid budgetering av framtida kassaflöden.

Årsplanering för säsongsanpassad kassaflödeshantering

Top 5 åtgärder för att hantera säsongsvariationer i kassaflödet

Bygg buffert och säkra finansiering före lågsäsongen

Bufferten behövs för att täcka löpande kostnader, investera och hantera oförutsedda utgifter utan att verksamheten stannar. En praktisk utgångspunkt: den ska rymma de fasta kostnaderna under de månader prognosen visar underskott, plus ett påslag för utgifter du inte kan förutse.

Notera samtidigt vad finansieringen gör med kassaflödet: ett företagslån ökar likvida medel när pengarna betalas ut, medan amorteringar och leverantörsbetalningar minskar dem. Finansieringen skjuter problemet framför dig och måste rymmas i senare månaders prognoser.

Ordna finansieringen innan kassaflödet är som svagast. Många småföretag har svårt att få lån med rimliga villkor och har inte alltid tillgång till kapital när kassaflödet är lågt; därför är en ansökan mitt i en svag period svårare att motivera.

En kassaflödesanalys kan ligga till grund för diskussioner med banken och ägarna eftersom den ger en överblick över in- och utflöden av likvida medel, och långivare, banker och riskkapitalister använder den. Ta med hela årets prognos, peka ut underskottsmånaderna och visa hur de täcks, och förhandla i god tid om en kredit som kan utnyttjas flexibelt i stället för att söka pengar akut.

Anpassa kostnader, inköp och lager efter säsong

Fasta kostnader ska betalas även när försäljningen är låg. Varje kostnad du kan göra rörlig eller säsongsanpassad minskar svängningen. Det kan gälla tidsbegränsade avtal för lokal och utrustning, att hyra in personal vid behov i stället för samma bemanning hela året, eller att hyra ut egen lokal och utrustning under lågsäsong.

En kassaflödesanalys hjälper dig hitta för stora kostnadsposter – ett exempel som nämns är inhyrning av personal – och därmed vilka kostnader som är värda att angripa först. Kassaflödet stärks inte enbart genom ökade inkomster. Ofta kommer den största förbättringen av att minska kostnader som inte längre fyller en funktion.

Lager är pengar som binds i varor. Ett stort lager kan bromsa kassaflödet eftersom inköpen betalas innan varorna säljs, och risken är störst om lagret byggs upp precis före lågsäsongen.

Lägg inköpen så nära försäljningen som möjligt: beställ mindre poster oftare, skjut upp icke-kritiska inköp till efter lågsäsongen och undvik att fylla lagret med artiklar som säljer svagt under de svaga månaderna. Utbetalningar för inköp, löner, hyra och leasing ska ligga i perioder då kassan klarar dem.

Fördelar och nackdelar med att hyra ut lokaler under lågsäsongen

Få in pengarna snabbare från kunder

En av de snabbaste åtgärderna är att korta tiden från faktura till betalning. Skicka fakturan direkt när en leverans eller ett projekt är avslutat – problemen börjar ofta med att fakturor skickas för sent eller att betalningsvillkoren är onödigt generösa.

Sätt betalningsvillkor som passar verksamheten i stället för kundens slentrian, påminn i god tid och använd automatiserade uppföljningssystem. Ju längre betalningstid du erbjuder kunderna, desto längre väntar du på intäkterna.

Vid större projekt, där kostnaderna byggs upp över tid, kan du testa delbetalningar eller förskottsbetalningar så att en del av pengarna kommer in innan arbetet är klart. Ett annat incitament är rabatt vid förskottsbetalning.

Rabattens kostnad behöver vägas mot kostnaden att finansiera motsvarande likviditetsbehov och mot risken att kunden betalar sent. Motsatsen gäller när du själv betalar: med ett ihållande positivt kassaflöde kan du dra nytta av leverantörers rabatter för tidig betalning, vilket sänker kostnaderna.

Förhandla betalningsvillkor och planera utbetalningar

Betalningsvillkoren påverkar kassaflödet direkt. Korta betalningstider från leverantörer kan skapa likviditetsutmaningar, särskilt om kunderna samtidigt betalar sent – gapet mellan utbetalning och inbetalning blir då en ren finansieringsfråga.

Förhandla om längre betalningstider för de största inköpen, dela upp stora inköp i flera betalningar och lägg utbetalningarna i perioder där kassan är stark. Även en förskjutning på några dagar kan vara avgörande under en svag månad.

Planera utbetalningarna med en kalender över förfallodagar, löner, hyra, leasing, skatt och amorteringar, så att du ser vilka dagar som är kritiska. Att skjuta upp betalningar ger bara tillfällig lättnad om det leder till dröjsmålsränta och försämrade leverantörsvillkor.

Väg i stället in leverantörernas rabatter för tidig betalning: de sänker kostnaderna och passar när kassan tillfälligt är stark. Längre betalningstid kan användas när kassan är svag.

Följ upp och justera kassaflödet löpande

Följ två mått löpande. Operativt kassaflöde visar hur mycket pengar den löpande verksamheten genererar; fritt kassaflöde visar vad som finns kvar efter kostnader och investeringar och kan användas till tillväxt eller amorteringar.

Fritt kassaflöde räknas fram som operativt kassaflöde minus investeringskostnader. Båda behövs för att bedöma hur stabilt företaget är och vilka möjligheter det har framåt, och de bör jämföras med prognosen varje månad – inte bara vid bokslut.

Kassaflödesanalysen avslöjar perioder där kassan riskerar att bli låg och ger en bild av likviditeten som varken resultat- eller balansräkningen ger; den gör det möjligt att justera beslut innan likviditeten blir ett problem. Genom att följa siffrorna över tid kan du analysera dem, upptäcka trender och förbereda dig i tid.

Efter varje säsong: jämför utfall mot prognos per kostnadsslag, gå igenom vilka månader som avvek och justera inköps-, lager- och personalplaneringen inför nästa år. Företag som måste upprätta en kassaflödesanalys i årsredovisningen – alla större företag och alla bostadsrättsföreningar oavsett storlek – har redan underlaget. Enligt K3-regelverket ska indirekt metod användas, medan den som tillämpar IFRS får välja mellan direkt och indirekt metod.

I kassaflödesanalysen ska företagets in- och utbetalningar under perioden redovisas, något som definieras i årsredovisningslagen (6 kap. 5 § ÅRL).

BFNAR 2012:1 (K3) ger stöd i kapitel 7. Mindre företag som tillämpar K2 enligt BFNAR 2016:10 och frivilligt upprättar en kassaflödesanalys kan använda kapitel 21.

Exempel i SEK: kassaflöde från löpande verksamhet +250 000 kr, investeringar –120 000 kr, finansiering –40 000 kr och totalt +90 000 kr. Det visar positiv utveckling trots investeringar och amorteringar.